电子文件现在是我们最喜欢的一种文件方式，电子文件准确而全面理解电子文件的内涵和外延，是对其展开科学管理的前提，文件是指机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程 中形成、接收并维护的作为凭证和具有査考作用的信息，电子文件, 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公 务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录，我们对文件也是要有一定的理解。

纸质档案与电子文件由于其各自的特点、文件运行的生命周期以及在整个科研生产过程中所发挥的作用不同，电子文件的特点随着其自身的不断发展而丰富和扩充，电子文件的可共享性这一点也是非常的方便我们的操作，还有存储的高密度性和信息的可操作性等是电子文件被大众认可及迅速普及的主要原因，相对于纸质档案而言，电子文件的优势在于提供方便、快捷的查询、复制及数据交换、挖掘等信息服务上，非常的方便便捷，适合年轻人的办公方式。

判断计算机中的信息或数据是否为电子文件的首要标志是这些信息或数据是否应业务需要、在业务活动中产生，其稳定的内容忠实地记录了特定的业务活动的过程和结果，通常需要釆取一定的措施来固定文件的内容和形式，无论其信息表现方式如何，都属于电子文件，不限于文字、图表、图像、音频、视频等，电子文件的格式也是非常的多，doc格式转化为pdf格式是我们工作中进行需要用到的，格式不懂功能也是不一样。

电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号一数字代码，即人无法直接识读和理解，只有通过计算机 特定的程序解码、解压或解密，才能人工识读它，电子文件销毁销毁方式也是会有所不一样，电子文件的载体是U盘、光盘、光驱等等，电子文件我们常用的方式是粉碎、消磁等方式进行文件销毁，电子文件销毁和纸质文件销毁都是一样重要的，文件销毁工作是每个公司都需要去做的一件事情，电子文件销毁也是一样需要找专业的销毁公司销毁才行。