现在我们常用的文件分为纸质文件和电子文件，纸质文件的利用具有相对的稳定性，纸质文件的文字有个人字迹特征、有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造，利用途径通过提供文件原件、提供文件副本或复制品、提供文件信息加工品满足有关文件用户的利用需要，从信息安全的角度上讲，电子文件利用的安全和保密，比纸质文件更加难以控制，往往要采用很多技术措施来控制，如加密技术、签名技术、消息认证、身份认证、防火墙等。

　　文件有自己的使用寿命，它们都遵循收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等档案管理基本原则，但是它们在载体寿命、温湿度影响、灰尘影响、外来磁场和机械震动影响、光线和有害气体影响、技术寿命、信息保护上存在着很大区别，历史上每一种新的记录形式产生后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐渐取而代之，但通常没有为同一份文件制作两种对应版本的必要，二者之间的共存、互动与消长构成了信息时代人类记录方式的动态图像。

　　电子文件具有可重复使用的特点，重复的利用不会留下老化的痕迹，使用更快捷、更方便，还可以通过计算机网络进行远距离传输，而纸质文件就不行了，电子文件的数字形态，使它能够快速地在网络中传输，这时电子文件才发挥出真正的优越性，但这都必须建立在电子文件所依赖的技术上，通过网络传递提供给查询者，在档案室的数据库上直接查档直接利用，这也是分别了别人，不管是电子文件还是纸质文件，上面都是有关于我们的信息。

　　文件有价值的时候我们就需要好好保管，当失去价值的时候就需要进行文件销毁，现在的企业对于文件销毁非常熟悉，文件销毁是为了更好的发展，让我们有更多的精力去管理那里需要我们管理的文件，文件的作用是非常大的，这也是一个企业的基本功，文件销毁主要是对一些没有价值的文件销毁处理