应该销毁哪些商业文件并保证你的商业文件信息合法和安全是每个企业都要思考的问题。公司应该勤于整理那些应该保存的记录和文件，而不是那些应该被销毁的。有多少次，你手里拿着一份重要的文件，随时准备销毁，但却犹豫了，因为你不知道自己是否违反了一些规定，还是执着于一个关于这个文件信息应该保存多久。

大部分人都抱有一个想法就是要不再保留一下这些文件，说不定以后可能需要用到。一年后，你决定保存的那些文件变成了一个个的盒子，这些盒子就像兔子一样成倍增加。现在，您正在考虑将它们存储在公司之外，或者更糟的是占用宝贵的办公空间，事实上这些信息本应被销毁。

在企业制作的文件中，没有多少文件比税务记录包含更多敏感信息，而且还有可能被泄露到别的地方去。例如，当你以电子方式提交文件时，在你按下“发送”按钮之前，会有一种近乎恐怖的时刻，因为你不确定你的文件是否会被商业间谍获取。所以我们没有理由把纳税记录保留的时间超过要求应当尽早销毁这些文件。

保存文件的时间长短取决于文件所记录的行为、费用或事件。一旦没有用处了就应该趁早进行销毁，越堆积只会越占位置。甚至纸质文件还可能导致蟑螂和老鼠撕咬，影响办公。没有任何一家企业或个人能够负担得起多年来积累的大量文件，必须在某时某刻例行公事地，有效地销毁存档文件。

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