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首页 > 专业保密文件销毁的好处

机密文件是指以文字、图表、音像及其他记录形式记载商业、国家秘密内容的资料, 包括公文、档案、书刊、函件、图纸、报表、磁盘、光盘、胶片、幻灯片、照片、录音带等,在日常生活中,我们都会用到文件、文档、档案之类的纸质材料,档案销毁是指对已失效的档案,由档案管理员登记造册,经相关领导共同鉴定,报总经理批准后,按规定销毁,经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁以免误毁,保密文件销毁其实没有看上去那么简单,是需要经过一套流程才能进行。


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一、合规原则

对于企业单位内部的秘密信息和敏感信息,一定要遵循相关行业的规定和部门规定。特别需要遵守“关于信息安全等级保护工作的实施意见”;此外,企业还应该考虑遵从行业规则,比如商业银行信息保密相关规定。

二、记录原则

所有机密文件销毁公司应该要保留和管理销毁记录,证明哪些介质,在哪个时间,交由谁负责,在哪个场所,采用什么方式销毁。这些必须记录情况,必须可访可追踪,至少保存一年。整个销毁过程可以一句客户的要求提供视频实时监控,销毁现场的数码照片,视频录像等作为销毁证明文件,证明客户的文件已经被安全销毁。

三、适中原则

文件销毁公司要使用经过国家保密局认证的销毁设备,对公司含有涉密和重要信息的纸质文件,进行粉碎熔浆销毁处理,确保信息无法在恢复。

 

像我们公司业务文件销毁的时候有一定的方法和技巧可言的,我们需要记住以下几点:

1.整理统计好文件数量。

2.运输文件到销毁场所。

3.全程监督和拍照视频。

4.开具相应证明报告发票等。

5.双方确认销毁满意度。

 

随着社会的进步和时间的推移,现在公司的文件是越来越多了,现在很多公司由于业务的需求会导致有大量文件的产生,这些文件都是涉及到公司的机密文件还有客户的机密,这些文件如果泄露出去会给公司带来很大的影响,也会给客户带来影响,这样往往就会对公司的长远的发展埋下的一定的隐患,所以现在我们对文件销毁公司越来越重视,涉及到公司和客户机密的文件,文件销毁工作是管理私密文件的重要工作环境,根据现行保密法律法规和有关规定,按照发文机关和文件密级不同,机关单位对收到的密件有清退和销毁两种处理方式,现在政府单位的文件也是非常多,因为纸质文件更加具有法律效应。