文件的复印主要是因为原发的文件在数量上不能满足阅读的需要，但是如不加强控制管理就会出现文件翻印混乱造成机密的泄露，公司文件的复印由总经办统一负责组织进行，各部门应将需复印的文件资料送到总经办，并应填写复印登记表然后才能复印，各部门主管和公司领导负责对分管范围的复印文件资料的内容、印张进行审查把关，机密文件资料的复印，须经公司分管的副总经理签字批准，按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。

文件资料的翻印除了复印，其他如打印、传真等，均应按复印的管理规定和要求执行，其他人必须经领导审批，并且必须在阅文室负责人陪同下领取所需文件阅读，不能随意翻看其他文件，在阅文室内的文件要分级别存放，以便于阅文室人员按规定的阅读范围提供文件和资料，对于存放份数较少、机密程度高和不便传阅、借阅的文件、资料和刊物，应在 总经办专设的阅文室阅读，这样既能加强文件的保密管理，也有利于文件的利用。

绝密文件只有董事长、总经理可以借阅，其他人员（指阅读范围内的人员）只 能指定地点或阅文室内阅读，企业的工作人员借阅业务性的非机密文件，可以不经领导的审批，由秘书人员掌握，总经办负责制定文件借阅的有关制度，包括审批、登记、催退等方面具体要求，文秘人员在文件借阅管理中应严格照章办事，确保文件借出后是有利于企业而不是危害企业的，为了防止文件在传阅过程中积压，从而延误办理，文书部门应当及时催阅，以 提高文件办理的效率。

对文件复印也是为了更好的工作，能够最大程度以最快的方式帮助到每个需要的人，这些文件一旦被使用完之后，我们一定要收集起来在集中销毁处理，复印件文件销毁和正常的文件销毁是没有区别的，佛山文件销毁也不分层次，佛山文件销毁我们能够做的就是联系一家专业的佛山文件销毁公司，因为现在企业内部进行文件销毁是不太现实的，对于大量的文件而言，需要的是更为专业化的销毁，销毁设备、销毁场地服务团队等等都是我们需要考虑的因素。