随着电脑的普及化，现在我们都是采用电脑作为办公工具，人们开始慢慢接触到电子文件，随着电子文件的兴起，人们开始从电子文件的角度对文件概念加以重新的界定，文件是由机构或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形成和载体是什么，纸质文件也好一样的道理，电子文件及其对档案工作的影响也是非常大，现在基本上采用电子文件的是占据绝大多数的，但是纸质文件依然占据主导地位。

文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所构成，而不管记录的形式或载体，文件的背景指文件之间的关系以及文件与产生文件的活动之间的关系，电子文件产生的环境是典型的电子工作环境，计算机成为所有管理活动的平台，在电子环境中，电子文件是唯一的文件，确认电子文件的凭证地位的要求日益强烈，打印出来的纸质文件反而成为电子文件的一种辅助形式。

现在我们办公工作中，作为文件的载体是有很多的，我们会根据实际情况去选择适合我们的载体，电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件，现在大量文件我们一般会存储在电脑的硬盘之中，可以移动的载体就有很多了，现在最常见的就是U盘了，信息数字化记录载体有磁性、光学性和磁光性等类型，U盘能够很好的保护这些数据资料。

我们进行文件销毁的时候，一般分为电子文件销毁或者是纸质文件销毁，电子文件销毁工作我们也是一样需要去找专业的人来做，电子文件销毁相对于纸质文件销毁而言，更加具有难度一些，电子文件销毁就是对文件的载体进行处理，一般会选择消磁或者粉碎，这两种方法是最常见也是最靠谱的，这样能够让这些文件无法再出现在我们目前，我们有一些人可能会选择格式化，其实这样是行不通的，专业人士能够对里面的数据进行还原，如果公司信息泄露，那么是多么大的损失。